ການປະຊຸມແມ່ນສ່ວນໜຶ່ງທີ່ສຳຄັນໃນຂະບວນການເຮັດວຽກ ເພື່ອໃຫ້ອົງກອນມີການເຕີບໂຕຂຶ້ນ ໂດຍທຸກຄົນສາມາດແລກປ່ຽນຄວາມຄິດເຫັນ ແລະ ຊ່ວຍກັນຫາຂໍ້ສະຫຼຸບໃນຕອນທ້າຍເພື່ອໃຫ້ບັນລຸເປົ້າໝາຍຂອງທີມ ຫຼື ອົງກອນ. ແຕ່ເຖິງແບບນັ້ນ ໃນການຈັດການປະຊຸມແຕ່ລະຄັ້ງກໍບໍ່ແມ່ນຜົນດີສະເໝີໄປ ໂດຍສະເພາະຢ່າງຍິ່ງ ແມ່ນມີການຈັດການປະຊຸມທີ່ໃຊ້ເວລາຫຼາຍ ແລະ ຈັດຖີ່ເກີນໄປ ເຊິ່ງນອກຈາກຈະກິນເວລາໃນການພັກຫາຍໃຈຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມປະຊຸມແລ້ວ ມັນຍັງສົ່ງຜົນເສຍຕໍ່ສຸຂະພາບຈິດຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມປະຊຸມທີ່ອາດຈະສົ່ງຜົນເສຍໄລຍະຍາວໃຫ້ກັບພະນັກງານ ແລະ ອົງກອນ.
ແລ້ວເປັນຫຍັງອົງກອນຈຶ່ງໄດ້ມີການນັດປະຊຸມຫຼາຍໆຄັ້ງ ແຖມຍັງກິນເວລາດົນອີກພ້ອມ? ອີງຕາມບົດຄວາມເລື່ອງ The Psychology behind Meeting Overload ທີ່ໄດ້ອະທິບາຍເຖິງເບື້ອງຫຼັງທາງຈິດຕະວິທະຍາທີ່ເຮັດໃຫ້ອົງກອນ ແລະ ຄົນຕິດນິດໄສການປະຊຸມທີ່ຫຼາຍເກີນໄປ ໂດຍມີ 6 ເຫດຜົນຄື:
- Fear of Missing Out: ຄວາມກັງວົນ ແລະ ຢ້ານທີ່ຈະພາດ
ຫຼາຍຄົນບໍ່ກ້າປະຕິເສດທີ່ຈະເຂົ້າຮ່ວມກອງປະຊຸມ ຍ້ອນຢ້ານວ່າຈະຖືກຜູ້ອື່ນຕັດສິນວ່າບໍ່ໄດ້ສະແດງຄວາມຮັບຜິດຊອບ ຫຼື ບໍ່ພະຍາຍາມເປັນສ່ວນໜຶ່ງຂອງອົງກອນ ເຖິງແມ່ນວ່າກອງປະຊຸມຈະບໍ່ມີຫຍັງກ່ຽວຂ້ອງກັບພວກເຂົາເລີຍ.
- Selfish Urgency: ການເອົາຕົນເອງເປັນສູນກາງ
ແມ່ນຄວາມຈິງທີ່ວ່າພວກເຮົາທຸກຄົນອາດຈະເອົາຕົນເອງເປັນສູນກາງຂອງໂລກ ຕ້ອງການເຮັດໃຫ້ທຸກຢ່າງສຳເລັດຕາມໃຈປາຖະໜາ ແລະ ຄິດວ່າຕົນເອງນັ້ນສຳຄັນທີ່ສຸດ ໂດຍລືມໄປວ່າຄົນອື່ນກໍມີເລື່ອງທີ່ສຳຄັນຕ້ອງເຮັດເຊັ່ນກັນ. ເມື່ອເວົ້າເຖິງການປະຊຸມຄວາມອະຄະຕິນີ້ຈະກໍ່ໃຫ້ເກີດປາກົດການທີ່ວ່າ ຄວາມເລັ່ງດ່ວນທີ່ເຫັນແກ່ຕົວ ຫຼື ການກຳນົດການຈັດປະຊຸມຕາມທີ່ຕົນເອງສະດວກ ໂດຍບໍ່ຄໍານຶງວ່າມັນຈະສົ່ງຜົນກະທົບຕໍ່ການເຮັດວຽກຂອງຄົນອື່ນຫຼືບໍ່
- Meetings as Commitment Devices: ໃຊ້ການປະຊຸມເປັນເຄື່ອງມືໃນການປະເມີນ
ການປະຊຸມກັບຫົວໜ້າໂດຍກົງຖືເປັນເລື່ອງທີ່ດີໃນການກະຕຸ້ນວຽກງານໃຫ້ມີປະສິດທິພາບຫຼາຍກວ່າເກົ່າ ເຮັດໃຫ້ຫຼາຍອົງກອນໃຊ້ການປະຊຸມເປັນເຄື່ອງມືໃນການປະເມີນວຽກງານ ແລະ ເຮັດໃຫ້ວຽກງານບັນລຸເປົ້າໝາຍໄດ້ດີຂຶ້ນ. ແຕ່ເຖິງແບບນັ້ນການປະຊຸມໃນລັກສະນະນີ້ບໍ່ຄ່ອຍມີຄວາມຈຳເປັນຫຼາຍເທົ່າໃດ ແລະ ຍັງເຮັດໃຫ້ວຽກວາງໄວ້. ຖ້າທ່ານຕ້ອງການຮູ້ຄວາມຄືບໜ້າໃນການດຳເນີນງານ, ພຽງແຕ່ໃຫ້ຜູ້ປະຕິບັດລາຍງານໄປຕາມຄວາມຈິງວ່າບັນລຸເປົ້າໝາຍທີ່ວາງໄວ້ໄດ້ຫຼືຍັງເທົ່ານັ້ນກໍພໍ. ເພາະການປະຊຸມທີ່ໜ້ອຍລົງຈະເຮັດໃຫ້ພະນັກງານສາມາດຈົດຈໍ່ກັບການເຮັດວຽກໄດ້ຢ່າງເຕັມທີ່ ແລະ ມີສະມາທິຫຼາຍຂຶ້ນ.
- The Mere Urgency Effect: ການລຽງຄວາມສຳຄັນແບບຜິດໆ
ຫຼາຍຄົນບໍ່ຢາກພາດການປະຊຸມ ເນື່ອງຈາກວ່າອົງກອນມີວັດທະນະທໍາທີ່ເຂັ້ມງວດໃນການຢູ່ໃນຫ້ອງປະຊຸມ. ເຮັດໃຫ້ການປະຊຸມກາຍເປັນເລື່ອງທີ່ສຳຄັນ ແລະ ຮີບດ່ວນກວ່າວຽກງານອື່ນໆ.
- Meeting Amnesia: ລືມເນື້ອຫາໃນຄັ້ງກ່ອນເລີຍຕ້ອງນັດປະຊຸມໃໝ່
ບາງອົງກອນມັກທີ່ຈະຈັດຕາຕະລາງເພື່ອນັດປະຊຸມເພີ່ມເຕີມ ພຽງແຕ່ຍ້ອນວ່າພວກເຂົາບໍ່ສາມາດຈື່ລາຍລະອຽດຂອງການປະຊຸມທີ່ຜ່ານມາໄດ້ ເຮັດໃຫ້ບໍ່ສາມາດດໍາເນີນວຽກງານຕໍ່ໄປໄດ້ ດັ່ງນັ້ນ ຈຶ່ງໄດ້ນັດການປະຊຸມໃໝ່ອີກຄັ້ງ.
- Pluralistic Ignorance: ບໍ່ກ້າທີ່ຈະສະແດງຄວາມຄິດເຫັນເພາະຢ້ານຄິດໄປເອງຄົນດຽວ
ການນັ່ງຟັງບົດສົນທະນາທີ່ບໍ່ມີປະໂຫຍດ ແລະ ເສຍເວລາ, ເຮັດໃຫ້ເຮົາເກີດຄວາມຮູ້ສຶກທີ່ຢາກຈະຖາມ ແຕ່ກໍຢ້ານວ່າຈະມີແຕ່ຕົນເອງເທົ່ານັ້ນທີ່ຄິດວ່າສິ່ງນີ້ບໍ່ມີປະໂຫຍດ, ເຊິ່ງໃນຄວາມເປັນຈິງແລ້ວອາດມີອີກຫຼາຍຄົນທີ່ຄິດຄືກັນກັບເຮົາ ແຕ່ບໍ່ກ້າທີ່ຈະເວົ້າອອກມາເຊັ່ນກັນ.
ເນື່ອງຈາກວ່າການປະຊຸມບໍ່ແມ່ນສິ່ງທີ່ຈະຮັບປະກັນເຖິງຄຸນະພາບໃນການເຮັດວຽກ. ການປະຊຸມທີ່ຫຼາຍ ແລະ ມີເນື້ອຫາເກົ່າຊ້ຳໆ ບໍ່ພຽງແຕ່ຈະເຮັດໃຫ້ປະສິດທິພາບການເຮັດວຽກຫຼຸດລົງ, ແຕ່ມັນກໍສົ່ງຜົນກະທົບທາງລົບຕໍ່ສຸຂະພາບແລະ ເຮັດໃຫ້ເຮົາເສຍເວລາໄປໂດຍເປົ່າປະໂຫຍດ, ລວມທັງຮູບແບບໃນການເຮັດວຽກ ແລະ ຂໍ້ຈໍາກັດຕ່າງໆ.
ໃນປັດຈຸບັນ ຫຼາຍໆຄົນອາດເສບຕິດການປະຊຸມໄປໂດຍບໍ່ຮູ້ຕົວ, ດັ່ງນັ້ນ ພວກເຮົາຄວນຖາມຕົນເອງວ່າ ການປະຊຸມມີຄວາມຈຳເປັນຫຼາຍເທົ່າໃດ? ຄວນເຂົ້າຮ່ວມ ຫຼື ປະຕິເສດ? ແລະ ຢ່າລືມຈັດລໍາດັບຄວາມສໍາຄັນໃຫ້ດີ ເພື່ອບໍ່ໃຫ້ຕາຕະລາງການເຮັດວຽກ ແລະ ຕາຕະລາງການໃຊ້ຊີວິດຂອງເຮົາເກີດຄວາມວຸ້ນວາຍຫຼາຍເກີນໄປ.
ການປະຊຸມທີ່ບໍ່ມີປະສິດທິພາບນອກຈາກຈະສົ່ງຜົນເສຍຕໍ່ຕົວເຮົາແລ້ວ ມັນຍັງສົ່ງຜົນເສຍຕໍ່ຕົ້ນທຶນຊັບພະຍາກອນບຸກຄະລາກອນ. ຈາກການສຳຫຼວດຄົນທີ່ເຮັດວຽກໃນສະຫະລັດໂດຍເວັບໄຊ Zippia ພົບວ່າ “ພະນັກງານທີ່ຕ້ອງເຂົ້າຮ່ວມການປະຊຸມທີ່ບໍ່ມີປະສິດທິພາບຫຼາຍເຖິງ 31 ຊົ່ວໂມງຕໍ່ເດືອນ ຄິດເປັນ 71% ຂອງຊົ່ວໂມງການເຮັດວຽກທັງໝົດ ເຊິ່ງສົ່ງຜົນເຮັດໃຫ້ເສຍຕົ້ນທຶນຊັບພະຍາກອນບຸກຄະລາກອນຫຼາຍເຖິງ 37 ຕື້ໂດລາຕໍ່ປີ”
- ໃນສະຫະລັດມີການປະຊຸມປະມານ 55 ລ້ານຄັ້ງຕໍ່ອາທິດ ຫຼື 11 ຄົນຕໍ່ມື້ ແລະ ຫຼາຍກວ່າ 1 ຕື້ຕໍ່ປີ
- ເວລາສະເລ່ຍໃນການປະຊຸມແມ່ນ 3 ຊົ່ວໂມງຕໍ່ອາທິດ. ໂດຍພະນັກງານກວ່າ 30% ໄດ້ມີການໃຊ້ເວລາໃນການປະຊຸມຫຼາຍກວ່າ 5 ຊົ່ວໂມງຕໍ່ອາທິດ
- ອົງກອນຕ່າງໆໃຊ້ເວລາປະມານ 15% ໃນການປະຊຸມ, ໂດຍຜົນການສໍາຫຼວດພົບວ່າ 71% ຂອງການປະຊຸມເຫຼົ່ານັ້ນແມ່ນບໍ່ມີປະສິດທິພາບ
- ອົງກອນສູນເສຍເງິນປະມານ 37 ຕື້ໂດລາຈາກການປະຊຸມທີ່ບໍ່ມີປະສິດທິພາບ
- ພະນັກງານໃຊ້ເວລາສະເລ່ຍ 31 ຊົ່ວໂມງ ຕໍ່ເດືອນໃນການປະຊຸມທີ່ບໍ່ມີປະໂຫຍດ
ເຮັດໃຫ້ຫຼາຍອົງກອນໄດ້ມີການລົນນະລົງເລື່ອງການປະຊຸມໃຫ້ມີປະສິດທິພາບໂດຍອີງເຖິງຈຳນວນເງິນທີ່ເສຍໄປຈາກການປະຊຸມທີ່ບໍ່ມີປະສິດທິພາບ ແລະ ໄດ້ອອກແບບເວັບໄຊທີ່ຈະຊ່ວຍຄິດໄລ່ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທາງດ້ານການເງິນຂອງແຕ່ລະການປະຊຸມ. ເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ຄົນເຮັດວຽກສາມາດຮັບຮູ້ຄຸນຄ່າຂອງເວລາຂອງພວກເຂົາ ແລະ ສື່ສານພາຍໃນອົງກອນໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ.
ວິທີການຄຳນວນ Meeting cost
- ຄລິກເຂົ້າລິ້ງ https://bit.ly/3KQb3Jw
- ພິມຂໍ້ມູນໃສ່ຫົວຂໍ້ ຫຼື ຈະບໍ່ໃສ່ກໍໄດ້
- ເລືອກໄລຍະເວລາ ແລະ ຈຳນວນຜູ້ເຂົ້າປະຊຸມ
- ເລືອກຈຳນວນເງິນຂອງຜູ້ເຂົ້າປະຊຸມແຕ່ລະຄົນ (ສະກຸນເງິນໂດລາ)
- ລໍຖ້າລະບົບສະແດງຜົນເປັນ Meeting cost ຕົ້ນທຶນທີ່ໃຊ້ໃນການປະຊຸມ
ຍົກຕົວຢ່າງ: ຫົວຂໍ້ໃນການປະຊຸມແມ່ນ ຕິດຕາມກວດກາຜົນປະກອບການໃນປີ 2023, ເຊິ່ງໃຊ້ເວລາ 3 ຊົ່ວໂມງ ແລະ ມີຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ 5 ຄົນທີ່ມີເງິນເດືອນພື້ນຖານ 50,000 ໂດລາ, ຜົນປາກົດວ່າບໍລິສັດໄດ້ຈ່າຍຕົ້ນທຶນໃນການປະຊຸມໃນຄັ້ງນີ້ 525 ໂດລາ. ແຕ່ຖ້າຫາກການປະຊຸມບໍ່ມີປະສິດທິພາບ ຫຼື ຕໍ່ເວລາຍືດຍາວອອກໄປອີກກໍຈະບໍລິສັດຈະຕ້ອງຈ່າຍຕົ້ນທຶນເພີ່ມຂຶ້ນ, ແທນທີ່ຈະໃຫ້ເງິນນີ້ເປັນຕົ້ນທຶນໃຫ້ກັບການເຮັດວຽກງານທີ່ສ້າງສັນຫຼາຍກວ່າການປະຊຸມ.
ທີ່ມາ:
ຕິດຕາມຂ່າວທັງໝົດຈາກ LaoX: https://laox.la/all-posts/
